PROPUESTA DE MEJORA 1 – Gestión de Inventarios
Entre las propuesta
de mejora se indicaría como primer paso generar una evaluación aún más profunda
del estado actual de la farmacia PEOPLE en relación a los inventarios, por
tal motivo se genera un cuestionario con preguntas básicas para determinar el
estado actual de la farmacia.
Cuestionario:
1. ¿El sistema refleja una alta proporción de productos
obsoletos o de baja rotación?
2. ¿Se generan paradas en las entregas de productos debido a
la cantidad insuficiente de inventarios de seguridad?
3. ¿Se producen quejas formales por parte del cliente por el
mal servicio que reciben del área de distribución (pedidos incompletos,
productos en mal estado, etc.)?.
4. ¿Existe una comunicación adecuada entre SANIS CLUB (cliente) y la farmacia?
5. ¿existe una comunicación eficiente entre las áreas
involucradas en el proceso de entrega de medicamentos con una información clara
y fiable?
6. ¿Se gestionan todos los productos con los mismos criterios
respecto a puntos de r-orden, colchón de seguridad, etc.?
7. ¿Carece la empresa de registros adecuados de todos los
costos relacionados con la gestión de inventarios?
8. ¿existe un responsable claro de la gestión de inventarios
en la farmacia?
Como segundo paso,
es importante identificar los productos de baja rotación ya que regularmente
son los responsables del incremento en los costos debido a que cuanto mayor
tiempo permanezcan los productos en inventario, mayores serán sus costes de
posesión y gestión.
Para llevar a cabo
este segundo paso, es necesario conocer la implementación de la metodología ABC
la cual permite identificar los tipos de productos en función de su aporte a
las ventas totales de la empresa, con este método podremos identificar los
productos con menor rotación que están generando exceso de inventario y
centrarnos en productos estrella que generan un alto beneficio económico para la
farmacia.
La tercera fase de
la propuesta se centra en el pronóstico de la demanda generada por los
productos estrella o de alta rotación, los cuales serán tratados de manera
individual generando un análisis de demanda y buscando generar un pronóstico
mucho más acertado para evitar la generación de faltantes ante el cliente.
En la cuarta fase
de la propuesta de mejora, sería relevante o más bien conveniente el análisis
del portafolio de productos, la idea es cuantificar de manera clara el aporte
económico de los productos de baja rotación para poder tomar una decisión clara
y objetiva respecto a cuales productos pueden ser o no eliminados sin dejar de
tener en cuenta aspectos importantes como:
Si es necesario mantener la
línea de productos por razones jurídicas o políticas de la empresa.
El potencial de crecimiento
del mercado al que se dirigen los productos.
Posibilidades de aumento en
las ventas mediante capacitaciones de marketing o del Pull de vendedores.
Para la quinta y
última fase, es importante reflejarle a la farmacia el costo real de faltantes
en el que ha incurrido por lo cual se debe seguir la siguiente metodología.
1. Recopilar todos los pedidos recibidos en la empresa
durante los últimos 3 meses.
2. Generar una lista con todos los productos que no se han
despachado por falta de inventario.
3. Establezca el valor en ventas de todos estos productos si
se hubiesen generado en el momento adecuado.
4. Calcule el aporte de estos productos al flujo de caja de
la empresa y el aumento en el costo por incurrir en transporte.
De esta manera la
farmacia tendrá una idea clara sobre el valor real que les representan los
faltantes.
Se deben realizar
revisiones periódicas durante y después de la implementación de esta mejora
mediante la generación de indicadores financieros como el de rotación de
inventario y costo de faltantes.
PROPUESTA DE MEJORA 2 – Gestión de Inventarios
Como primera
medida, se debe desarrollar un análisis de la demanda de medicamentos para establecer un método de
pronósticos que se ajuste al comportamiento de la demanda de los suministros
médicos utilizados por SANIS CLUB.
Posteriormente, se
establece un análisis ABC con el fin de
identificar la rotación e impacto de los
medicamentos que son almacenados, identificando de esta manera qué
suministros son de alta y baja rotación y de bajo y alto impacto.
Una vez
identificados los productos de alto
impacto, se realizaría una capacitación profunda enfocada al prestador que
fomente el aumento en las ventas de estos medicamentos, garantizando una mayor
rotación del inventario y generando mayor rentabilidad.
Para finalizar se
recomienda la técnica JIDOKA de inspección automatizada realizada a través de
pistolas lectoras de códigos de barras, lo que posibilita que los pedidos
puedan ser controlados en tiempo real, evitando así riesgos manuales de
manipulación de medicamentos y mantener un control mucho más eficaz de
existencias de cada producto.
PROPUESTA DE MEJORA 3- Gestión de Inventarios
Una de las
principales causas del problema de inventarios es el proceso de abastecimiento
de la compañía, por lo cual se propone un cambio de paradigma en el cual el
método de control de inventarios que se aplique sea el de JUST IN TIME y dejar
de lado el proceso centralizado para los pedidos de inventario.
Durante este
proceso es muy importante la centralización de la información entre la farmacia
y un representante de la SANIS CLUB, los cuales serán los responsables de
generar una revisión constante en archivos compartidos, los cuales le permitirá
a la farmacia conocer en tiempo real la demanda de los clientes y poder generar
medidas oportunas para evitar faltantes, es decir, un alistamiento previo.
