DIAGNÓSTICO SISTEMA DE ALMACENAMIENTO

La farmacia se encuentra localizada en un punto estratégico al sur de Cali, que facilita el acceso a la población de SANIS CLUB de la SEDE Valle del Cauca que reside cerca a este establecimiento o en municipios aledaños. Por ende, debe adecuar los espacios necesarios para almacenar los productos al igual que garantizar una amplia zona de atención de sus usuarios que ingresen a este lugar, cumpliendo con el decreto 2200 de 2005 emitido por el Ministerio de Salud, en el que se mencionan las condiciones de infraestructura con las cuales debe contar una institución farmacológica.

En aras de ejemplificar las condiciones de infraestructura actuales de la farmacia, el equipo realizador del proyecto de investigación crea el esquema de la unidad a través de sistemas para modelamiento y diseño de plantas.

En la figura anterior se puede evidenciar el diseño de la planta donde se ubican las zonas de almacenamiento de los productos para entrega, la sala de espera de los usuarios, la bodega y las oficinas de las coordinaciones de la farmacia.

 Se logra percibir que la farmacia está totalmente desorganizada, no se tiene establecido un control eficiente y se deposita toda la confianza en el funcionario de vigilancia que se encuentra en la farmacia quien se encarga de movilizar las cajas y realizar conteos. Por lo cual, para un producto que se haya registrado en el inventario pero que en realidad no se encuentre en físico, no se podría evidenciar la verdadera causal de pérdida, en caso que fuese un error del centro de distribución o de alguno de los mismos trabajadores de la farmacia. El espacio es el más pequeño de toda la planta (farmacia) y almacena una gran cantidad de cajas para las cuales no se evidencian condiciones de salubridad, salud ocupacional y desde el marco de cumplimiento en la norma de Salud, se puede referir que esta bodega NO cumple con lo dispuesto en el decreto 2200 del 2005 artículo 11 párrafo 3 emitido por el Ministerio de Protección Social y la Presidencia de la República:

“Parágrafo 3º. Las Farmacias-Droguerías, Droguerías, Agencias de Especialidades Farmacéuticas, Depósitos de Drogas y personas autorizadas, teniendo en cuenta el volumen de actividades y el número de trabajadores que laboren en estos, deberán tener una estructura acorde con los procesos que realicen; ubicación independiente; área física exclusiva, de circulación restringida y de fácil acceso; iluminación, ventilación, pisos, paredes, cielos rasos, instalaciones sanitarias y eléctricas, que permitan la conservación de la calidad de los medicamentos, dispositivos médicos y demás productos autorizados, así como, someterse a las demás condiciones que se establezcan en el modelo de gestión del servicio farmacéutico.” (INVIMA, 2005).

Pese a que se muestra en las paredes la codificación para la ubicación de cada producto, fue notable evidenciar como los espacios no estaban marcados, igualmente se encontró uno de los suplementos alimenticios entre dos cajas, para el cual se puede suponer que al sacar el producto de la caja, uno de los funcionarios no se percató que éste cayó del sitio donde se encontraba, situación que si se evalúa a la hora de realizar un pedido a nivel nacional, sería considerado como un producto faltante. Desde la posición de la entidad, se solicitó al Centro Farmacológico revisar su sistema de control de estos productos, ya que puede que el sistema indique las unidades que se recibieron y las que se dispensan a los usuarios y automáticamente lance alertas, sin embargo, se evidenciaron debilidades a la hora de controlar esta situación presencialmente. Una semana después de la visita, el coordinador de la farmacia indica como plan de mejoramiento propio realizar dos revisiones presenciales mensuales, una al inicio y otra revisión al finalizar el mes, manteniendo la revisión periódica al sistema de información como se venía utilizando. Según su apreciación, esto le permitiría controlar las cajas que ingresan  y los productos que se tienen disminuidos del inventario, de esta forma podrían determinar si una caja tiene 100 unidades y si el sistema indica que se han entregado 40 unidades, a la fecha se tuviesen 60 unidades en el sistema; se planea realizar el conteo físico por cajas y no revisar el producto uno a uno ya que no se cuenta con presupuesto para contratar a más personal que cumpla con esta labor constantemente para cada uno de los tipos de productos que se SOAL TOURSn desde Bogotá y ya la planta de personal tiene sus funciones específicas. Sin embargo, el grupo de Profundización en Logística de la Universidad de San Buenaventura Cali, sigue percibiendo que pese a esta estrategia, la farmacia no podría dar certeza que el proveedor realmente empacó 100 unidades del producto en esa caja, hecho que es considerado una debilidad de la farmacia.