OBJETIVOS DEL PROYECTO

1.1             OBJETIVO GENERAL

Analizar propuestas de mejoramiento a la gestión de logística integral en una farmacia de alto costo de la ciudad de Cali.

1.2              OBJETIVOS ESPECÍFICOS

·         Revisar la literatura respectiva para la gestión de inventarios de medicamentos en empresas de tipo farmacéutico.

·         Realizar un diagnóstico de la situación actual de la empresa caso estudio enfocado en los conocimientos adquiridos en el campo de la Logística.

·         Proponer planes de mejoramiento centralizados a sus procesos a través de la logística integral.

DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA

People es una organización que involucra 11 sectores (protección social, educación, vivienda, salud, cultura, deportes, turismo, supermercados, farmacias, créditos y alimentación). Por ende, una de sus grandes figuras empresariales de las 201 con las que cuenta a nivel nacional, es la droguería PEOPLE con sede principal en la ciudad de Bogotá y sede en el sur de Cali llamada PEOPLE CALLE QUINTA, la cual funciona como dispensadora de medicamentos e insumos NO incluidos en el Plan de Beneficios en Salud- PBS, para pacientes de SANIS CLUB Zonal Valle del Cauca.

Esta farmacia se encuentra localizada estratégicamente al sur de Cali, sobre una de las avenidas principales y está centralizada hacia la población de SANIS CLUB que reside en el sur de la ciudad y los municipios a sus alrededores. Se encuentra en cabeza del Lic. William Peralta, quien dirige un equipo de 8 personas actualmente y quienes dispensan medicamentos e insumos requeridos a más de 1.000 usuarios con cuenta de alto costo.

Es importante aclarar que esta droguería únicamente dispensa productos a pacientes de SANIS CLUB, no cuenta como figura comercializadora sino como ente de dispensación de medicamentos. En el desarrollo del documento se procederá a brindar información más específica del funcionamiento de la farmacia a nivel zonal y la gestión que podría realizarse para la mejora en su sistema logístico.

DIAGNÓSTICO SISTEMA DE ALMACENAMIENTO

La farmacia se encuentra localizada en un punto estratégico al sur de Cali, que facilita el acceso a la población de SANIS CLUB de la SEDE Valle del Cauca que reside cerca a este establecimiento o en municipios aledaños. Por ende, debe adecuar los espacios necesarios para almacenar los productos al igual que garantizar una amplia zona de atención de sus usuarios que ingresen a este lugar, cumpliendo con el decreto 2200 de 2005 emitido por el Ministerio de Salud, en el que se mencionan las condiciones de infraestructura con las cuales debe contar una institución farmacológica.

En aras de ejemplificar las condiciones de infraestructura actuales de la farmacia, el equipo realizador del proyecto de investigación crea el esquema de la unidad a través de sistemas para modelamiento y diseño de plantas.

En la figura anterior se puede evidenciar el diseño de la planta donde se ubican las zonas de almacenamiento de los productos para entrega, la sala de espera de los usuarios, la bodega y las oficinas de las coordinaciones de la farmacia.

 Se logra percibir que la farmacia está totalmente desorganizada, no se tiene establecido un control eficiente y se deposita toda la confianza en el funcionario de vigilancia que se encuentra en la farmacia quien se encarga de movilizar las cajas y realizar conteos. Por lo cual, para un producto que se haya registrado en el inventario pero que en realidad no se encuentre en físico, no se podría evidenciar la verdadera causal de pérdida, en caso que fuese un error del centro de distribución o de alguno de los mismos trabajadores de la farmacia. El espacio es el más pequeño de toda la planta (farmacia) y almacena una gran cantidad de cajas para las cuales no se evidencian condiciones de salubridad, salud ocupacional y desde el marco de cumplimiento en la norma de Salud, se puede referir que esta bodega NO cumple con lo dispuesto en el decreto 2200 del 2005 artículo 11 párrafo 3 emitido por el Ministerio de Protección Social y la Presidencia de la República:

“Parágrafo 3º. Las Farmacias-Droguerías, Droguerías, Agencias de Especialidades Farmacéuticas, Depósitos de Drogas y personas autorizadas, teniendo en cuenta el volumen de actividades y el número de trabajadores que laboren en estos, deberán tener una estructura acorde con los procesos que realicen; ubicación independiente; área física exclusiva, de circulación restringida y de fácil acceso; iluminación, ventilación, pisos, paredes, cielos rasos, instalaciones sanitarias y eléctricas, que permitan la conservación de la calidad de los medicamentos, dispositivos médicos y demás productos autorizados, así como, someterse a las demás condiciones que se establezcan en el modelo de gestión del servicio farmacéutico.” (INVIMA, 2005).

Pese a que se muestra en las paredes la codificación para la ubicación de cada producto, fue notable evidenciar como los espacios no estaban marcados, igualmente se encontró uno de los suplementos alimenticios entre dos cajas, para el cual se puede suponer que al sacar el producto de la caja, uno de los funcionarios no se percató que éste cayó del sitio donde se encontraba, situación que si se evalúa a la hora de realizar un pedido a nivel nacional, sería considerado como un producto faltante. Desde la posición de la entidad, se solicitó al Centro Farmacológico revisar su sistema de control de estos productos, ya que puede que el sistema indique las unidades que se recibieron y las que se dispensan a los usuarios y automáticamente lance alertas, sin embargo, se evidenciaron debilidades a la hora de controlar esta situación presencialmente. Una semana después de la visita, el coordinador de la farmacia indica como plan de mejoramiento propio realizar dos revisiones presenciales mensuales, una al inicio y otra revisión al finalizar el mes, manteniendo la revisión periódica al sistema de información como se venía utilizando. Según su apreciación, esto le permitiría controlar las cajas que ingresan  y los productos que se tienen disminuidos del inventario, de esta forma podrían determinar si una caja tiene 100 unidades y si el sistema indica que se han entregado 40 unidades, a la fecha se tuviesen 60 unidades en el sistema; se planea realizar el conteo físico por cajas y no revisar el producto uno a uno ya que no se cuenta con presupuesto para contratar a más personal que cumpla con esta labor constantemente para cada uno de los tipos de productos que se SOAL TOURSn desde Bogotá y ya la planta de personal tiene sus funciones específicas. Sin embargo, el grupo de Profundización en Logística de la Universidad de San Buenaventura Cali, sigue percibiendo que pese a esta estrategia, la farmacia no podría dar certeza que el proveedor realmente empacó 100 unidades del producto en esa caja, hecho que es considerado una debilidad de la farmacia.

DIAGNÓSTICO SISTEMA DE DISTRIBUCIÓN

Como se mencionaba anteriormente, PEOPLE LA 5 es una de las sedes de alto costo de la empresa PEOPLE Farmacia con sede principal en la ciudad de Bogotá. En temas de distribución se manejan dos enfoques:

      RECIBIMIENTO DE MERCANCÍA DESDE LA CENTRAL DE DISTRIBUCIÓN.

Dado el sistema de control de inventarios que maneja el ente farmacéutico, el Coordinador de la farmacia reporta a la dirección nacional de la empresa PEOPLE en la ciudad de Bogotá que ocurren faltantes o que se debe dispensar un producto que no se cuenta en existencia en la farmacia actualmente, pero que fue autorizado por SANIS CLUB S.A (cliente) por lo que debe entregársele. Una vez el coordinador ya identifica este requerimiento, SOAL TOURS un correo electrónico a funcionarios de la sede principal en la ciudad de Bogotá, quienes en un tiempo de 2 horas se encargan de registrar el pedido, aprobarlo y enviarlo por transporte terrestre a la ciudad de Cali a través de la empresa SOAL TOURS, la cual reporta las siguientes tarifas estimadas como costo de traslado según contrato anexo 1 actualizado al mes de Agosto 2016:

MENSAJERIA EXPRESA: $6.350

MERCANCÍA VIA TERRESTRE POR CAJA VOL 448 CM3 = $22.000

La mercancía expresa corresponde a la distribución por sobres o correspondencia no mayor a un kilogramo, la cual se utiliza para solicitar medicamentos o insumos que no se dispensen constantemente en la farmacia y por requerimiento del cliente debe realizarse su entrega. Su tiempo promesa de entrega es de 36 horas.

La mercancía vía terrestre se relaciona para el traslado en bus o Van y su costo se estima por caja solicitada por la farmacia en su pedido. Su tiempo promesa de entrega es de 52 horas.

Es importante comentar que el Coordinador de la farmacia únicamente puede registrar los pedidos los días martes y jueves antes de las 3 pm, con el fin de que los productos solicitados el martes lleguen a la farmacia a finales del jueves y los pedidos del mismo jueves recibirlos en el día lunes o sábado si se trata de mercancía expresa.

      DISPENSACIÓN  A LOS USUARIOS.

Para SANIS CLUB, la filosofía contractual con los prestadores farmacéuticos es que todo faltante o error que no permite el aseguramiento de su calidad, genera costos. En las distintas auditorias que realiza el área de salud de la SUCURSAL, cuantifican el costo que podría tener un faltante y que éste se representa en calidad de vida, medidas legales, quejas y retiro de usuarios que pertenecen al sistema. Por ende en sus contratos penaliza la inoportunidad para garantizar los servicios a sus clientes o pacientes.

PEOPLE entiende estos estatutos y cuantifica sus faltantes como el valor del producto que no dispensó a tiempo, el costo de mantener más tiempo la solicitud y contar con un stand vacío (18% del valor del producto), el costo de transportar el producto al domicilio del paciente a una tarifa de $3.500, el costo de hacer el alistamiento del producto para el envío (26% del valor del ítem). Por ende, para los productos que registra como faltantes, en un tiempo promesa de 5 días, la farmacia se compromete a entregar dicha solicitud. Organizan la base de datos de estos envíos en un archivo en Excel y solicitan a la empresa de mensajería la entrega de los productos, dispensando en el domicilio de los pacientes en el orden que se registró dicha solicitud. 

DIAGNÓSTICO SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS

La empresa cuenta con un modelo de gestión de inventarios basado en mínimos y máximos. La dirección nacional de PEOPLE Farmacia determinó una cantidad mínima para realizar un pedido de acuerdo a la demanda del cliente único (SANIS CLUB S.A SEDE VALLE DEL CAUCA). No le es permitido mantener inventarios hasta 30 días de un mismo producto,  ya que una de las funciones de la farmacia es utilizar el recurso con el que cuenta actualmente en stock para subsanar las autorizaciones antes de dar alerta de faltantes. Es decir, si llega una autorización de SANIS CLUB por un alimento de 400 gr, del cual ya no se tienen existencias en Stock, y si la farmacia cuenta con el mismo alimento en presentación de 200 gr, ésta le dispensará dos unidades para cumplir con el gramaje solicitado y en esa situación no tendría que registrar faltantes y se cumple con la rotación del inventario establecida.

Los pedidos dados por el control de mínimos y máximos se realizan por lotes, únicamente en el caso de faltantes donde no se logró predecir por completo el comportamiento de la demanda, se debe realizar el pedido de manera inmediata aunque sólo se registre una solicitud.

Se cuenta con un sistema de revisión periódica que deduce automáticamente el sistema de información con el que cuenta la farmacia, se controlan múltiples ítems o productos según el diagnóstico brindado en el punto 3.1, se informa que el costo de mantener el producto está determinado en el 18% del valor de cada producto, no se manejan descuentos dado que ya se tiene un contrato con un tarifario establecido.

Al registrar el código del producto en el sistema de información, se puede determinar el total que se tiene disponible para dispensación y la cantidad que está en traslado desde la dirección nacional de medicamentos de PEOPLE Bogotá.

Automáticamente el sistema genera informes de las entregas que se hacen de cada producto por lote a cada una de las autorizaciones, junto con la fecha exacta en que sale del inventario y el usuario que lo registró. Se evidencia que el sistema de información está bien diseñado para controlar los pedidos, ya que se generan informes periódicamente cuando el Coordinador de la Farmacia considere necesario. 

DIAGNÓSTICO SISTEMA DE ADQUISIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

PEOPLE LA 5 es una de las sedes principales en la ciudad de Cali de la empresa PEOPLE FARMACIA con sede principal en Bogotá. Éste es el mayor centro de distribución del país que tiene negociaciones con más de 180 laboratorios farmacológicos para la realización de medicamentos que ofrece actualmente. Esta empresa funciona como una distribuidora ya que no fabrica en sí sus propios productos y no tiene permiso por los entes reguladores para elaborarlos. Por ende, realiza compras de carácter semanal a los proveedores de dichos medicamentos que suplen a su sede principal en la ciudad de Bogotá y quien se encarga de distribuir directamente en la farmacia. Sin embargo, en muchas ocasiones las farmacias funcionan como entidades independientes y se trata de los casos de fórmulas magistrales donde ya es la farmacia quien debe hacer sus propias negociaciones para suplir su demanda.

Para el caso de PEOPLE LA 5, su único cliente es SANIS CLUB S.A SUCURSAL SUR, quien lo convierte en la principal fuente de ingreso debido a las constantes autorizaciones que emite la entidad de salud. Esta farmacia tiene el compromiso contractual de proveer los medicamentos e insumos que sean autorizados a la población de SANIS CLUB S.A sin falta alguna. Para ello, la entidad tiene establecido con la farmacia dispensar en un tiempo no mayor a 7 días un medicamento que solicite un usuario. Por lo que su demanda no es constante en el tiempo de acuerdo a lo siguiente:

      Los medicamentos solicitados pueden cambiar su presentación de acuerdo a las continuas prescripciones de los médicos tratantes.

      Puede ocurrir la inactivación de un registro INVIMA que impida que el producto se siga comercializando en el país, lo que obligue a la entidad a generar autorizaciones de otros bienes sustitutos.

      Nuevas resoluciones que modifiquen el sistema farmacológico.

Se gestiona con la entidad el volumen de autorizaciones generadas desde el año 2015 hasta la fecha, lo cual genera una base de datos que se consolida en tablas dinámicas para análisis de dispersión.

Se cuenta con la información del código cups por norma (Resolución 6408 del 2016, resolución 3951 del 2016 y Resolución 532 de 2017) para cada uno de los medicamentos e insumos que SANIS CLUB S.A tiene contratados con PEOPLE FARMACIA. Para esta consolidación, únicamente se valida el número de usuarios a los que se les ha autorizado cada uno de los medicamentos y la cantidad de estos. Por ejemplo, si se registra un paciente para un medicamento en presentación tabletas, se transcribe la cantidad 1 en la columna “CUENTA DE NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN”, sin embargo, si se entregaron en total 25 tabletas al mismo paciente, esta cantidad se expresaría en la columna “SUMA DE CANTIDAD AUTORIZADA”.

Por ende, se filtra la base de datos únicamente para Valle del Cauca, conociendo que PEOPLE únicamente dispensa medicamentos NO PBS de alto costo a esta zonal. Se solicita a la dirección nacional de la entidad los valores a los cuales la farmacia tiene contratado cada uno de los medicamentos (valor unitario) y posteriormente se organiza de mayor a menor para determinar los productos que influyen en un mayor costo a través de un análisis A, B, C. 

Finalmente se obtiene el listado de 197 medicamentos e insumos que se relacionan a continuación, obviando el valor de “CUENTA DE NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN” ya que la gestión de inventarios de la farmacia se realiza por los ítems con los que cuente, no por el número de pacientes a quienes entrega.

Al ya identificarse los productos de mayor costo en las farmacias de PEOPLE, se procede a realizar el cruce de información con la base de datos de SANIS CLUB y la farmacia para validar la información concerniente a la demanda de esos productos durante el último semestre del año en curso, únicamente en la farmacia de PEOPLE LA 5.

En el desarrollo del documento se procederá a utilizar esta información para las propuestas de mejoramiento respectivas, ya que con esto se puede determinar el nivel de rotación del inventario y cómo actúa la farmacia en el caso que no pueda subsanar esta demanda, comportamiento el cuál gráficamente se puede apreciar de la siguiente forma para cada uno de los ítems.

Comportamiento de la demanda de medicamentos autorizados para PEOPLE LA 5

Fuente: Elaboración propia.

Con los anteriores análisis se puede apreciar que no necesariamente la demanda de los productos varía por el costo que aportan al sistema, igualmente lleva a cuestionar el modelo que PEOPLE utiliza para subsanar la demanda y permite concluir ante un diagnóstico del sistema de adquisición de bienes y servicios el costo que le incurre tanto a la farmacia y a la entidad cuando ocurre un faltante o un producto desabastecido. Concluye que la farmacia maneja una demanda incierta y por ende, tiene que validar constantemente sus lotes, ¿cómo realizan la gestión de sus pedidos?, ¿cómo gestionan los faltantes en caso de no suplir la demanda?, ¿cómo se comunica esta información a su cliente (SANIS CLUB S.A)?, ¿cómo manejan sus centros de distribución?, ¿cómo adecuan el almacenamiento de estos productos?, ¿qué rotación tienen establecida?, todo esta información se podrá apreciar en el desarrollo de este documento.

Diagrama de flujo estrategia par recolección de clientes

Fuente: propia

PROPUESTA DE MEJORAMIENTO EN CLIENTES

Se realizan los análisis previos a la implementación de un plan de mejoramiento y gracias a la base de datos de autorizaciones e inconformidades suministrada por la entidad, se decide realizar un muestreo de 100 pacientes a quienes se direccionaba a esta farmacia. Por ende,  se lograron establecer indicadores KPI que definen el distinto nivel de servicio dentro de la farmacia y que sirven como referencia para un resultado más preciso, adaptando la filosofía ingenieril en el que todo lo cuantitativo es medible y por ende, podría mejorarse. Al igual, se defiende el concepto que para la adquisición de bienes y servicios, es totalmente necesario lograr la satisfacción del cliente, de lo contrario la demanda disminuiría y esto se controla a través de la gestión de la calidad y la construcción de sus indicadores. Para eso, se deciden analizar tres dimensiones: Acceso, Prestación y Autorizaciones.